Instructions

Ici tu trouveras les instructions relatives au planning des ambassadeurs. Si tu as des questions ou des doutes, les réponses sont fournies ici. Si après la lecture de ces instructions tes questions restent sans réponse, n’hésite pas à nous contacter directement. Pour cela, utilise les données de contact ci-contre.

Je souhaite réserver une intervention. Comment procéder?

Le menu «Planning des interventions» te présente la liste de toutes les interventions prévues. Les points bleus correspondent aux interventions ajoutées depuis ta dernière connexion. Si tu cliques sur une réservation, une liste des jours d’intervention s'affiche. Pour réserver une intervention, clique sur la date correspondante (tu peux annuler la réservation en cliquant à nouveau). Les données sélectionnées sont ensuite surlignées en jaune. N’oublie pas de sauvegarder tes réservations pour chaque événement en cliquant sur «ENREGISTRER». Après avoir réservé toutes les dates de ton choix, tu peux fermer ta session en cliquant sur «LOGOUT».

Pour une même date il y a plusieurs interventions que je pourrais réaliser. Comment procéder?

Si plusieurs interventions sont prévues à une même date et que tu veux par exemple en assurer deux, tu peux réserver dans les deux localités. Nous veillerons à ce que tu n’interviennes pas à deux endroits en même temps. Contacte-nous dans les meilleurs délais si tu as quand même été réservé à deux endroits en même temps.

J’ai réservé mes interventions. Que se passe-t-il maintenant?

Tout d’abord merci pour tes réservations. Nous savons maintenant que tu es disponible et à quelles dates nous pouvons compter sur toi. Les dates définitives de tes interventions sont maintenant surlignées en vert sur le planning.

Sur le tableau de bord, tu peux consulter la liste de tes réservations saisies et fermes. Tu y vois aussi des informations détaillées sur le point de rencontre ou le nom et le numéro de téléphone du chef d’équipe. Consulte-les régulièrement, car elles sont souvent mises à jour juste avant les interventions. Normalement, toutes les informations détaillées sont consultables au plus tard une semaine avant ton intervention. En cas de changement de dernière minute (dans les derniers jours avant l’intervention), nous t’informerons aussi par courriel sur les changements.

Je ne peux plus annuler une réservation faite auparavant. Que faire?

Lorsqu’une réservation ne peut plus être annulée, il y a deux raisons possibles:

1) l’intervention en question est programmée dans moins de 14 jours. Pour que notre planning soit fiable, nous avons aménagé un délai de rigueur de 14 jours avant chaque date d’intervention pendant lequel tu ne peux plus annuler ta réservation. Si ton intervention est encore sur fond jaune ou «prévue», tu te tiens à notre disposition sans engagement pour recevoir nos demandes de dernière minute. Si ton intervention est surlignée en vert ou «réservée», tu es programmé et ta réservation vaut engagement. Dans ce cas, si tu es dans l’incapacité de travailler, tu dois nous fournir un justificatif écrit (par ex. certificat médical).

2) Tu es déjà programmé pour cette intervention (voir date surlignée en vert/tableau de bord). Dans ce cas, tu ne peux plus annuler ta réservation en ligne. Mais si tu veux le faire avant le délai de rigueur de 14 jours, tu peux annuler ta réservation sans fournir de justification.

Dans les deux cas, nous te prions de régler le problème directement avec nous. Pour cela, utilise les données de contact ci-contre.

Je suis malade ou j’ai un empêchement/imprévu. Qui dois-je informer?

Nous comptons bien entendu sur ton engagement. Mais exceptionnellement, il peut arriver que tu ne puisses pas assurer une intervention.

Jusqu'à la veille de ton intervention, informe-nous dans les meilleurs délais par téléphone (voir nos coordonnées ci-contre). Ensuite, tu dois nous fournir un justificatif écrit (par ex. certificat médical).

Si ton empêchement survient le jour de l’intervention, informe immédiatement le chef d’équipe par téléphone. Tu trouveras le nom et le numéro du chef d’équipe sur le tableau de bord. Si tu n'arrives pas à la joindre malgré plusieurs tentatives, tu lui envoies un SMS et tu appelles le bureau au 043 500 19 99 ou Martin au 078 677 83 10. De plus, tu dois immédiatement envoyer un mail avec une justification écrite aussi bien à botschafter@igsu.ch qu'à ute.rascher@igsu.ch.

Dans quelles régions puis-je réserver?

Tu peux sélectionner la région linguistique en haut à gauche dans le planning des interventions. Tu es libre de réserver dans la région linguistique de ton choix. Seule condition: tu dois en parler couramment la langue.

Ma/Mon collègue souhaite devenir ambassadrice/ambassadeur. Comment créer un login pour elle/lui?

Merci de faire de la publicité pour l’IGSU auprès de tes ami(e)s! Voilà une excellente nouvelle! Hélas, cela n’est pas si simple: en effet, ta/ton collègue doit poser sa candidature formelle sur http://www.igsu.ch/fr/ambassadeurs-igsu/devenir-ambassadeur-de-ligsu/. Cela nous permet de faire la connaissance des personnes qui travaillent pour nous. La période de candidature s'étend de janvier à avril.