Anleitung

Anleitung Botschafterplanung

Hier findest Du Hinweise, wie Du die Botschafterplanung bedienen solltest. Bei Fragen oder Unklarheiten findest Du hier Antworten. Wenn nach dem Lesen dieser Anleitung Deine Fragen noch nicht beantwortet sind, kannst Du uns direkt kontaktieren. Die Kontaktangaben stehen rechts.

Ich möchte mich für Einsätze eintragen. Wie muss ich vorgehen?

Im Menu «Einsatzplanung» kannst Du alle zum jetzigen Zeitpunkt geplanten Einsätze einsehen. Wenn Du nun auf einen Eintrag klickst, erscheint die Auflistung der einzelnen Einsatztage. Mit einem Klick auf das entsprechende Datum kannst Du Dich für einen Einsatz anmelden (und mit einem erneuten Klick wieder abmelden). Die ausgewählten Daten werden gelb unterlegt. Vergiss nicht, Deine Einträge für jeden Einsatz mit einem Klick auf «SPEICHERN» zu sichern. Wenn Du alle Einträge gemacht hast, die Du willst, kannst Du Dich über «LOGOUT» wieder abmelden. Wenn Du Dich erneut einloggst, erkennst Du an den blauen Punkten, welche Einsätze seit Deinem letzten Login neu dazugekommen sind.

Ein kleiner Tipp: Schreibe Dich frühzeitig für einen Einsatz ein! Je früher Du Dich einträgst, umso höher sind Deine Chancen für den Einsatz gebucht zu werden. Wir buchen die BotschafterInnen in der Regel ab einem Monat vor dem Einsatz.

Am gleichen Datum sind mehrere Einsätze, an denen ich arbeiten könnte. Wie gehe ich vor?

Wenn am gleichen Tag mehrere Einsätze geplant sind und es Dir an zwei Einsätzen möglich ist zu arbeiten, kannst Du Dich an beiden Orten eintragen. Wir werden darauf achten, dass Du nicht an zwei Orten gleichzeitig eingeteilt wirst. Melde Dich bitte umgehend, solltest Du dennoch für zwei Einsätze gebucht worden sein.

Ich habe mich für Einsätze eingetragen. Was passiert jetzt?

Erst mal herzlichen Dank für Deine Angaben. Wir wissen nun, wann Du verfügbar bist und wann wir Dich einsetzen können. Die Daten, an denen wir Dich fest eingeplant haben, erscheinen unter der «Einsatzplanung» nun grün unterlegt.

Zudem siehst Du im Menu «Dashboard» eine Auflistung aller Deiner provisorischen und fest gebuchten Einsätze. Dort siehst Du auch Zusatzinformationen, wie den genauen Treffpunkt oder Name und Telefonnummer der Teamleitung. Schau regelmässig rein, die Angaben werden kurz vor dem Einsatz oft nochmal aktualisiert. Spätestens eine Woche vor dem Einsatz sollten alle Detailinformationen ersichtlich sein. Sollte sich sehr kurzfristig noch etwas ändern (also in den letzten Tagen vor dem Einsatz), wirst Du von uns zusätzlich noch per Mail über die Änderungen informiert.

Ich kann gewisse Einträge, die ich gemacht habe, nicht mehr löschen. Was nun?

Es gibt zwei mögliche Gründe, wieso Du gewisse Einträge nicht mehr ändern kannst.

1) Der entsprechende Einsatz ist in weniger als 14 Tagen. Damit wir verlässlich planen können, haben wir eine Sperrfrist von 14 Tagen vor dem Anlass eingerichtet, ab welchem Du Dich nicht mehr abmelden kannst. Ist Dein Einsatz noch gelb hinterlegt bzw. noch "provisorisch", stehst Du uns unverbindlich noch für kurzfristige Anfragen zur Verfügung. Wenn Dein Einsatz grün unterlegt bzw. "gebucht" ist, bist Du verbindlich fix eingeplant. In diesem Fall benötigen wir eine schriftliche Begründung von Dir, falls Du nicht arbeiten kannst.

2) Du bist für den Einsatz bereits gebucht (das erkennst Du am grün unterlegten Datum oder im Dashboard). In diesem Fall kannst Du Dich auch nicht mehr selber online abmelden. Liegt Dein Freiwunsch aber ausserhalb der Sperrfrist von 14 Tagen, ist eine Abmeldung per Mail oder Telefon ohne Angaben eines Grundes möglich.

In beiden Fällen bitten wir Dich, die Angelegenheit direkt mit uns zu klären. Die Kontaktangaben stehen rechts.

Ich liege krank im Bett oder bin sonst kurzfristig verhindert. Wem muss ich Bescheid geben?

Grundsätzlich rechnen wir natürlich mit Dir. In Ausnahmefällen kann es aber passieren, dass Du wirklich nicht an einen Einsatz kommen kannst.

In Jeden Fall musst Du bei Absenzen innerhalb 2 Wochen vor dem Einsatz sowohl das Büro-Team (Kontakt rechts), als auch die betreffenden Teamleitungen (Kontakte im Dashboard) informieren. Wir benötigen dann zusätzlich eine schriftliche Begründung von Dir.

Bis eine Woche vor dem Einsatz genügt eine Mail ans Büro und eine SMS an die Teamleitung mit schriftlicher Begründung.

Ab einer Woche bis am Vortag Deines Einsatzes solltest Du uns umgehend telefonisch Kontakt mit dem Büro und der Teamleitung aufnehmen. Anschliessend musst Du eine Mail mit schriftlicher Begründung an den Kontakt rechts senden.

Ist Dein Verhinderungsfall am Einsatztag, musst Du unverzüglich der Teamleitung telefonisch Bescheid geben. Falls Du sie trotz mehrerer Versuche nicht erreichen kannst, sendest Du ihr eine SMS und rufst dem Büro unter 043 500 19 99 oder Martin unter 078 677 83 10 an. Zusätzlich musst Du umgehend eine Mail mit schriftlicher Begründung sowohl an botschafter@igsu.ch, als auch an ute.rascher@igsu.ch senden.

Für welche Regionen kann ich mich eintragen?

Du kannst in der Botschafterplanung unter «Einsatzplanung» oben links die Sprachregion auswählen. Grundsätzlich steht es Dir offen, Dich für alle Sprachregionen anzumelden. Allerdings ist die Voraussetzung, dass Du die entsprechende Sprache fliessend beherrschst.

Meine Kollegin, mein Kollege möchte Botschafter/in werden. Wie kann ich für sie/ihn ein Login kreieren?

Sehr schön, dass Du bei Deinen Freunden Werbung machst für die IGSU! Dafür sind wir Dir natürlich dankbar! Allerdings geht es nicht so einfach: Deine Kollegin, Dein Kollege muss sich über www.igsu.ch/jobs regulär bewerben. Schliesslich wollen wir ja auch wissen, wer für uns arbeitet. Das Bewerbungsfenster ist jeweils Januar bis April.